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Escribo consulta para saber si alguna normativa obligaría a un administrador de fincas, en su función de guarda y custodia de la documentación de la comunidad, de tenerla en papel.

O bastaría tenerla en formato digital, olvidándose de imprimir facturas y mantener Azs.

Respuesta:

El Artº. 19.4 LPH obliga al administrador secretario a conservar la documentación de la comunidad durante un plazo de 5 años.

Dicho esto, entiendo que la forma de conservación puede ser perfectamente en soporte informático para aquellos documentos que se han recibido o enviado por esta vía (facturas de proveedores, liquidaciones, saldos bancarios, declaraciones fiscales, correos electrónicos de propietarios, etc.), que nunca han sido remitidos como originales y que solo se ha dispuesto de ellos como copias.

Sin embargo, el resto de documentos en los que consten firmas o sellos originales (contratos laborales, presupuestos firmados, contratos de suministros, contratos de obras o de mantenimiento, certificado del CIF y similares y, obviamente, el libro de actas) y cualquier otro que se estime esencial para la comunidad, deben conservarse en su forma original en papel.

Juan Romaguera

Abogado