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Sabemos que las comunidades de propietarios deben inscribir sus ficheros de datos en la Agencia Española de Protección de Datos, al menos una vez.

La pregunta es si es obligatorio legalmente (o bien si se considera conveniente) tener contratado además un servicio anual de mantenimiento de Protección de Datos, que cubra asesoramiento jurídico en caso de problemas en este campo y también para poder realizar los cambios en la inscripción cuando hay cambio de administrador o de sede social o domicilio fiscal, etc.

Respuesta:

No soy muy experto en el funcionamiento de la LPD

         Según tengo entendido, la obligación de inscribir los ficheros desapareció con la entrada en vigor del RGPD el 25 de mayo de 2018, reemplazándose dicha actividad con la obligación de llevar internamente un registro de actividades del tratamiento. Existen diferentes opiniones sobre si las CP deben realmente llevar un registro de actividades, en cuanto por una parte realmente existen datos que trata la Comunidad de Propietarios. Estos suelen ser los nombres de los comuneros, documentos de identificación, números de teléfono, direcciones, correos electrónicos, cuentas bancarias, entre otros, pero nada impide que se dispongan de otros y por otra parte el Artº. 30.5 del expresado reglamento determina que esa obligación no se aplicará a ninguna empresa ni organización que emplee a menos de 250 personas. No obstante señalarte que los tratadistas recomiendan tenerlo, dado que es una buena medida de "responsabilidad activa" y facilita el correcto cumplimiento de la normativa y mantener un servicio de mantenimiento y asesoramiento.

         Debes tener en cuenta  que la  Comunidad de Propietarios es la responsable del tratamiento de los datos personales, mientras que el administrador actúa como encargado, pero la AEPD establece una serie de condiciones para que la relación Comunidad-administrador-protección de datos sea correcta en cuanto el administrador únicamente debe acceder a los datos con la finalidad exclusiva de prestar un servicio a la Comunidad, pues, en caso contrario, podría ser considerado como responsable del tratamiento a efectos de sanciones. Si el uso de los datos se realizara con fines no comprendidos en la Ley de Propiedad Horizontal, será necesario el consentimiento de todos los propietarios, con la novedad del RGPD que obliga a que el consentimiento sea expreso e inequívoco.

         Cordialmente, Sebastián Romaguera