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CONSULTA

En la documentación que debemos mantener los Administradores de años anteriores y de etapas administrativas ya pasadas de las nuevas Comunidades que entramos como nuevos Administradores.

¿Cuantos años atrás debemos guardar esa documentación?, solo sé que fiscalmente todo lo anterior a 5 años atrás puede eliminarse…

¿Pueden indicarme qué puedo hacer para no acumular tanta documentación física en el despacho?

¿Qué documentación puedo eliminar o hasta qué fecha me recomendáis guardar esos documentos?

RESPUESTA

El Artº. 19.4 LPH obliga al administrador secretario a conservar la documentación de la comunidad durante un plazo de 5 años.

Dicho esto, entiendo que la forma de conservación puede ser perfectamente en soporte informático para aquellos documentos que se han recibido o enviado por esta vía (facturas de proveedores, liquidaciones, saldos bancarios, declaraciones fiscales, correos electrónicos de propietarios, etc.), que nunca han sido remitidos como originales y que solo se ha dispuesto de ellos como copias.

Sin embargo, el resto de documentos en los que consten firmas o sellos originales (contratos laborales, presupuestos firmados, contratos de suministros, contratos de obras o de mantenimiento, certificado del CIF y similares y, obviamente, el libro de actas) y cualquier otro que se estime esencial para la comunidad, deben conservarse en su forma original en papel.

Ahora bien, es aconsejable que, transcurrido el plazo de conservación obligatorio de 5 años, se ponga en conocimiento de la comunidad la posibilidad de retirar dicha documentación antes de su entera destrucción

Juan Romaguera

Abogado