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CONSULTA

Una empresa ha asumido recientemente la administración de una comunidad de propietarios. Sin embargo, la anterior administración se niega a facilitar el fichero informático de contabilidad con los registros contables, a pesar de que ambas partes utilizan el mismo programa de gestión.

Como justificación, el anterior administrador alega que, según su experiencia, este tipo de archivos no suele entregarse en los procesos de transición entre administradores. Esta negativa obliga al nuevo administrador a reconstruir manualmente toda la contabilidad de la comunidad, incluyendo los datos correspondientes a los primeros siete meses del ejercicio, periodo en el que el anterior administrador prestó sus servicios.

Ante esta situación, se plantea si la documentación contable —incluidos los ficheros digitales— debe considerarse propiedad de la comunidad de propietarios, y si el administrador saliente tiene la obligación de entregarla al nuevo administrador designado.

Asimismo, se indica que el administrador saliente está colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas, por lo que también se consulta si esta circunstancia puede implicar algún tipo de obligación adicional o vía de reclamación.

En consecuencia, se solicita orientación sobre las actuaciones recomendables para requerir formalmente la entrega de dicha documentación y, en su caso, las posibles acciones a emprender ante su negativa.

RESPUESTA

El artículo 20 de la LPH establece la obligación del secretario administrador de custodiar toda la documentación de la comunidad. Por otro lado, cuando el administrador cesa en su cargo debe entregar a la comunidad toda la documentación (facturas, contratos, libros de actas, liquidaciones, contabilidad, etc.) que pertenece a la comunidad.

En el mismo sentido, los estatutos de nuestro Colegio establecen en su art.º 50.2.12ª:

12ª. Cuando el administrador de fincas cese en la prestación de sus servicios profesionales, por remoción o renuncia, deberá hacer entrega al nuevo administrador colegiado nombrado por la Junta de Propietarios de la documentación de la Comunidad de Propietarios que posea en su poder, así como practicar la liquidación a la Comunidad.

Con esta normativa queda claro que la documentación comunitaria que posee y custodia el administrador por razón de su cargo pertenece a la comunidad y cuando cesa debe devolver íntegramente, so pena incluso de comisión de un delito de apropiación indebida o de coacciones en caso de que se oponga a su devolución y entrega a la comunidad.

No obstante, tengo serias dudas sobre la obligación legal de entregar el soporte informático del programa de gestión con el que el administrador cesante ha gestionado la contabilidad de la comunidad. Es cierto que de buena fe debería colaborar y facilitar la cesión de los datos informáticos al nuevo administrador, pero legalmente, si entrega la contabilidad en papel, entiendo que ha cumplido con su obligación no siendo exigible la transferencia de los datos informáticos (Maxime si fue este administrador quien en su día los introdujo en su programa).

Juan Romaguera

Abogado