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CONSULTA

En una comunidad de propietarios se plantea la cuestión de cómo deben tratarse las representaciones otorgadas por los propietarios para asistir y votar en las juntas en su nombre.

En particular, existe discrepancia sobre si, durante la celebración de una junta, las representaciones aportadas por los propietarios deben ser mostradas o puestas a disposición del resto de asistentes para que puedan ser comprobadas.

La cuestión se plantea con el objetivo de determinar cuál debe ser el procedimiento correcto para la recepción, comprobación, custodia y tratamiento de estas representaciones, teniendo en cuenta tanto la normativa de propiedad horizontal como la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

En concreto, se plantean las siguientes cuestiones:

¿Existe obligación legal de exhibir durante la junta las representaciones otorgadas por los propietarios para que puedan ser consultadas por el resto de asistentes?

¿Puede la exhibición pública de estas representaciones vulnerar la normativa sobre protección de datos personales?

¿Qué obligaciones corresponden al secretario-administrador y a la propia comunidad respecto de la recepción, custodia y tratamiento de las representaciones?

¿Puede un propietario solicitar que se compruebe una determinada representación y, en su caso, qué información debería facilitarse para verificar su validez?

¿Qué procedimiento debería seguir la comunidad en futuras juntas para comprobar adecuadamente las representaciones y, al mismo tiempo, garantizar la protección de los datos personales que puedan contener?

Se solicita criterio jurídico sobre la forma correcta de actuar respecto de las representaciones de los propietarios, con el fin de establecer un procedimiento uniforme para las futuras juntas y garantizar tanto la correcta representación y votación de los propietarios como el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

RESPUESTA

En sede de consultas no se pueden emitir informes jurídicos ni analizar o resolver temas particulares y concretos de una determinada comunidad. Estas consultas deben referirse a temas y cuestiones generales que puedan servir a cualquier administrador. Un informe jurídico requiere un análisis jurídico pormenorizado, profundo y detallado que excede del ámbito de estas consultas.

Por tanto, con carácter general lo que puedo indicar es que, legalmente, no existe obligación de exhibición de las representaciones o delegaciones de votos ante cualquier propietario que así lo solicite.

Esta es la opinión de la editorial Sepin que reproduzco:

El artículo 15 de la Ley de Propiedad Horizontal permite la delegación de voto, pero la pregunta es si la misma se tiene que acreditar ante todos los asistentes o vale con el hecho de que las revise el presidente.

Nuestra postura es a favor de esta última opción. No obstante, los propietarios que no estén conformes con esa costumbre habitual deben votar en contra del acuerdo que se tome y luego impugnar indicando que dicha delegación de voto no se ha acreditado. Desde Sepín se considera que esta acción tiene pocas posibilidades de ganar judicialmente, si en la contestación de la demanda (juicio ordinario, artículo 249.1.8 LEC) dicho presidente aporta esas delegaciones y todavía más si en la prueba testifical los que firmaron la misma ratifican este hecho, teniendo en cuenta que cuando se haya mandado el acta los que figuran representados no hacen constar que ello no es cierto.

Hay jurisprudencia que llega a la misma conclusión, por ejemplo, la sentencia de 17/02/2020 de la Sección 4ª de la AP de Málaga que indica:

“… la no acreditación de las representaciones que presentó el presidente de la Comunidad de propietarios demandada, si bien debe ser desestimada, pues en el acta el secretario hace constar las representaciones otorgadas al presidente (folio 36), y también las que ostentaban otros propietarios, sin que conste objeción alguna por los supuestamente representados, no siendo excusa que el abogado que acompañó a la recurrente (que representaba a otro propietario) solicitara la exhibición de las delegaciones o representaciones y no le fueran exhibidas, pues su custodia y constatación corresponde al secretario- administrador, quien redacta el acta acomodada a las prevenciones exigidas por el artículo 19.2 LPH, al contener las siguientes menciones o circunstancias: a) La fecha y el lugar de celebración. b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria. d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación. e) El orden del día de la reunión. f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

Por las razones expuestas, no es atribución del presidente acreditar las representaciones que le fueron conferidas…”.

En relación a la limitación de exhibición basada en la LOPD, dependerá de los datos sensibles que contenga dicha representación. Si la representación únicamente consta los nombres del propietario y de su representante, sin más datos (DNI…), entiendo que no hay problema en la exhibición a cualquier propietario de la comunidad (siempre en el ámbito estrictamente comunitario). Y si contiene algún dato sensible, puede taparse, teniendo en cuenta que la simple exhibición (que no remisión de copias o autorización para hacer fotografías o similar, que esta vetada) de documentos para la comprobación de la veracidad de una representación, no tendría que suponer ningún problema desde el punto de vista de la LOPD.

Por último, con independencia de la obligación legal o no de la exhibición de las representaciones a cualquier copropietario que manifieste de forma fundada sus dudas previo al inicio de la junta, mi opinión y mi consejo es que resulta recomendable que estos temas se traten con la debida transparencia de forma que si esta exhibición resuelve las dudas razonables de dicho copropietario debe permitirse su visualización, haciéndolo constar en el acta, todo ello a los efectos de evitar posibles impugnaciones de la junta en su conjunto.

Juan Romaguera

Abogado