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CONSULTA

Nos cesaron de forma irregular en una comunidad en el mes de Agosto 2024, pese a ser de forma irregular, procedimos a facilitar la documentación al presidente al no constar impugnaciones.

Hoy, a fecha 30 de Junio del 2025, recibimos un correo por parte de la persona no colegiada que administra la finca, solicitándonos los 5 años anteriores del libro diario en formato Excel.

Debemos guardar documentación de los libros diarios de la comunidad en la que hemos sido cesados y facilitado toda la información?

RESPUESTA

El artículo 19.4 LPH establece la obligación a cargo del administrador secretario de conservar durante el plazo de cinco años la documentación relevante de la comunidad (convocatorias, actas, comunicaciones, contratos, facturas, etc.).

Como indicas en tu consulta, en el momento en que fuisteis cesados en el cargo entregasteis toda la documentación al Presidente de dicha comunidad, cumpliendo con ello tu obligación (artículo 20.e) LPH).

Ahora, casi un año después, quien dice ostentar la administración de la comunidad os requiere para que aportes el libro diario de los últimos cinco años.

Entiendo que una cosa son los documentos (libros, contratos, facturas, liquidaciones, balances...) que, obviamente, pertenecen a la comunidad y otra cosa es el sistema contable (programa) que puede llevar cada administrador para gestionar la contabilidad que no constituyen documentación perteneciente a la comunidad. La comunidad ya tiene las cuentas anuales aprobadas y las liquidaciones emitidas, además de las facturas, contratos, extractos bancarios, balances, etc. con lo que puede comprobar la bondad del estado contable de la comunidad.

No obstante, lo anterior, mi consejo es siempre ser absolutamente trasparente en el desarrollo de vuestra profesión, por lo que si dispones de esta documentación (otra cosa es que ya la hubieras destruido o borrado) la entregues a la comunidad para evitar recelos o malas interpretaciones por parte de dicha comunidad. Y la entregaría al presidente, salvo que este administrador no colegiado te acredite el cargo que ostenta.

Juan Romaguera

Abogado