En una Comunidad de Propietarios, un copropietario nos solicita por mail copias de una serie de facturas de gastos de la Comunidad, y surge la duda con respecto a la Ley de Protección de datos, si estamos obligados a facilitárselas o por el contrario es suficiente con exhibirlas, como se viene haciendo todos los años, en el acto de la celebración de
la Asamblea General Ordinaria, teniendo en cuenta que ese propietario manifiesta cuando se le convoca a la misma su imposibilidad de asistir al encontrase de viaje.
Respuesta:
Señala el artículo 20.e) de la Ley de Propiedad Horizontal, que corresponde al Administrador cuando ocupe el cargo también de Secretario, custodiar "a disposición de los titulares de la Comunidad" la documentación de la Comunidad de Propietarios. Ello debe entenderse, en el sentido de que solo podrá hacer entrega de los documentos (aquellos que sean comunes) al Presidente o a quién autorice la Junta, no a los propietarios en particular, pero eso no obsta para que deba facilitar copia o fotocopia de una solicitud documental que pida un comunero, con los gastos que ello lleve consigo a cuenta del peticionario.
La doctrina viene señalando:
SAP Madrid, Sec. 11.ª, 297/2015, de 15 de octubre: El administrador está obligado a tener disponibles los documentos de administración de la comunidad para los propietarios, pero no está obligado a hacer entrega de la misma .
"... Por lo que se refiere a la extensión o contenido del derecho de información de cada uno de los copropietarios de una Comunidad de Propietarios, hay que decir que éste deriva de la obligación que el artículo 20 LPH, impone al administrador de la Comunidad ( (e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad ). Se trata de un "derecho de acceso" a la información que conserva y custodia el Administrador de la Comunidad, cuya dinámica no necesita que se tenga que acudir a la analogía del derecho de información de los socios de una sociedad de capital, como ya se apuntaba en la STS núm. 376/1993 de 16 de abril (RJ 1993/2887). Criterio que es mantenido más recientemente ( STS núm. 426/2011 de 28 de junio (RJ 2011/5842), que recalca que "" ni del espíritu del artículo 15 de la Ley sobre Propiedad Horizontal , en su texto vigente, tras la Ley de 23 de febrero de 1988 [hoy artículo 16.2 LPH , tras la reforma operada por la Ley 8/1999, de 6 de abril], puede entenderse que exista un auténtico derecho de información a favor de los copropietarios, como ocurre en el ámbito de las sociedades anónimas""). Nada impide que un copropietario pueda acudir a la oficina del administrador a examinar o comprobar la documentación relativa al funcionamiento de la Comunidad. Pero eso no significa que el Administrador (o la Comunidad a través de él) esté obligada a "entregar" a un copropietario, o a varios copropietarios, la documentación que aquel está obligado a conservar, con el gasto que ello puede conllevar y con el riesgo de deterioro o pérdida que se puede generar. ..."
SAP Cádiz, Jerez de la Frontera, Sec. 8.ª, 83/2012, de 28 de marzo: Los propietarios no tienen libre acceso a la documentación comunitaria "... La discrepancia se produce sobre la interpretación del artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal que indica cuáles son las competencias del administrador de la comunidad de propietarios, incluyendo entre las mismas la de "custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad". Estamos de acuerdo con la sentencia recurrida en que de esa norma no se puede deducir que cualquier propietario tenga libre acceso a esos documentos de la comunidad que custodia el administrador.
Como se explica en la sentencia recurrida, la comunidad de propietarios se rige por los cargos legalmente establecidos, conforme al artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, y la capacidad de fiscalización de cada propietario sobre la gestión comunitaria debe hacerse valer dentro del régimen asambleario de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 y siguientes de la referida ley . Esa conclusión nos parece coherente con lo razonado por la Sala de lo Civil del Tribunal Supremo en su Sentencia de 16 de abril de 1993 ..."
De esta doctrina podrás extraer tu conclusión. Es suficiente la mera exhibición en tu despacho. Para enviar facturas por e-mail etc, creo que es aconsejable que se solicite la autorización del Presidente o de la propia Comunidad.
Este problema no lo tendrías si existe un acuerdo de la Comunidad de Propietarios, que determine la orden al Administrador que custodia los documentos, a la mera exhibición a los propietarios en el despacho u oficina de la documentación.
Cordialmente,
Sebastián Romaguera
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