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Pregunta:

Agradecería aclaración al respecto de los limites en el uso de grabación en las juntas de propietarios.

Si el administrador utiliza personalmente y para su uso personal en ocasiones este sistema para reforzar y ayudar posteriormente en la redacción del acta, ¿es licito?

¿Debe el administrador necesariamente informar de que está grabando la junta sino la está grabando por mandato comunitario sino para su uso como secretario?

Entiendo que no se podría en todo caso usar dicha grabación como prueba posteriormente.

Vulnera en algún aspecto la ley de protección de datos?

Quedo a la espera de vuestra respuesta.

Respuesta:

Le traslado el artículo monográfico elaborado en su día por don Vicente Magro sobre el que estoy absolutamente de acuerdo y que responde a sus preguntas.

1. Introducción. ¿Se puede grabar una junta de propietarios?

Los avances que se están produciendo en la actualidad con la introducción de las nuevas tecnologías en todas las disciplinas, del orden que sean, nos exige a todos valorar las ventajas que el uso de las nuevas técnicas suponen en el desarrollo de cualquier actividad.

Además, en el momento en el que nos encontramos puede que ya no sea correcto, terminológicamente hablando, apelar a lo que se ha denominado “nuevas tecnologías”. Y ello porque puede que fuera correcto utilizar esta expresión cuando se empezaron a implantar en nuestro país, pero en la actualidad no es que podamos hablar de “viejas tecnologías”, pero casi, ya que algunas de ellas llevan ya bastante tiempo utilizándose por muchos profesionales, aunque a otros les parezca un mundo utilizar metodologías que a la mayoría nos parece lo más normal en una sociedad, como la que nos encontramos, tremendamente competitiva y que no perdona a los que se encuentran anclados en los métodos ya antiguos.

En consecuencia, como no podía ser de otra manera, también en la actividad diaria de los administradores de fincas resulta de obligado cumplimiento utilizarlas, poner los medios necesarios para su adquisición y, por ello, aplicarlas en su actividad diaria.

Pues bien, las presentes líneas van a girar sobre una cuestión que no es que sea, esencialmente una modalidad de esas ya antiguas “nuevas tecnologías”, pero sí que es tan novedoso que podría denominarse como “una nueva técnica en el desarrollo de la celebración de una Junta de  propietarios”. Me estoy refiriendo a una posibilidad que ya planteé el pasado año en el último Congreso de jóvenes administradores de fincas celebrado en la espléndida localidad de Burgos

Nota de grabar en video el contenido de una junta de propietarios. Así, diversas son las dudas que se nos pueden presentar si tomamos la decisión y postura afirmativa de optar por grabar estas juntas, cuestiones e interrogantes que vamos a ir desgranando y las posibles respuestas a estas interrogantes desde nuestro punto de vista.

De todas maneras, habida cuenta que no existe una previsión legal en la Ley de Propiedad Horizontal sobre esta posibilidad, tenemos que acudir a la normativa legal complementaria que puede ser la ley procesal civil en cuanto al valor y alcance probatorio que tienen ante los órganos judiciales la utilización de los aparatos de filmación o los denominados, más propiamente, medios de reproducción de la palabra, sonido y la imagen, que al fin y al cabo es la terminología que utiliza la Ley 1/2000, de 7 de Enero de Enjuiciamiento Civil para referirse a los nuevos medios de prueba a los que se refiere el art. 299 de esta ley procesal civil que ha sustituido a la antiquísima y ya derogada, -menos mal- Ley de 1881.

De todas maneras, comencemos con una pregunta relativa a las razones por las que entendemos que sería positivo utilizar la grabación en una junta de propietarios.

A) ¿Por qué puede ser recomendable grabar una junta de propietarios?

Pues porque el administrador de fincas podría conseguir una prueba añadida a su propia dación de fe con la grabación del desarrollo de la Junta por este sistema. Ello evitaría, con toda seguridad, tener dudas acerca de cualquier cuestión que se plantee sobre lo que se debatió y aprobó en la junta, por lo que sí que ayuda a acreditar los aspectos que puedan suscitarse en una impugnación de acuerdos, por lo que son innumerables las ventajas que puede suponer para un administrador de fincas, y por ende para la propia comunidad de propietarios, la posibilidad de grabar en video la celebración de una junta de propietarios.

De todas maneras, bien es cierto que, posiblemente, a algunos les puede suscitar algunas dudas de legalidad esta opción de la grabación por las reticencias que podría haber en algún propietario que deseara impugnar la celebración de la junta apelando a que no ha existido consentimiento previo para autorizar la grabación, aspecto que tratamos también en el análisis de esta casuística que nos vamos a encontrar.

Sin embargo, aparte de la oportunidad, o no, del uso de este sistema, la primera pregunta que nos hacemos es si existe base legal en la actualidad que permita grabar la celebración de una junta de propietarios, a lo que debemos responder que si la Ley de Enjuiciamiento Civil, que, recordemos, es de aplicación supletoria en la LPH, permite la utilización de todo tipo de medios telemáticos y de las nuevas técnicas, -exigiendo incluso la grabación en video de los actos judiciales para que exista un soporte visual de lo que ocurrió en el desarrollo de un juicio- en mayor medida no tiene que existir problema legal en que así pueda hacerse en una junta de propietarios. Y ello porque aunque no exista una norma concreta en la LPH que así lo disponga, entendemos que tampoco es necesario que así ocurra al referirnos al mero uso de la grabación de un acto que puede tener acceso a la jurisdicción civil como medio de prueba si se presenta la oportuna impugnación de los acuerdos adoptados en la Junta de propietarios. Por cierto, uno de los medios de prueba a los que se refiere la propia ley procesal civil 1/2000 en el art. 299, como más tarde veremos.

En consecuencia, en el art. 147 de la Ley de Enjuiciamiento Civil se establece que:

“Las actuaciones orales en vistas y comparecencias se registrarán en soporte apto para la grabación y reproducción del sonido y de la imagen.

La grabación se efectuará bajo la fe del Secretario Judicial, a quien corresponderá la custodia de las cintas, discos o dispositivos en los que la grabación se hubiere efectuado. Las partes podrán pedir, a su costa, copia de las grabaciones originales.”

Ya prevé, pues, la legislación procesal que los actos procesales relativos a las vistas y comparecencias se graben en video, de forma obligatoria, a fin de que haya una constancia física de lo que realmente aconteció en el juicio.

Es decir, la cuestión básica es que no es preciso una disposición legislativa ad hoc que expresamente disponga que se permite la grabación, sino que de ello se desprenden innumerables ventajas para la propia comunidad de propietarios al añadir a la redacción del acta  por el secretario-administrador de fincas la copia de una grabación de lo ocurrido en la celebración de la junta de propietarios.

B) ¿Qué ventajas tiene la grabación de la junta?

No debemos desconocer las indudables ventajas que puede tener para una comunidad de propietarios que se grabe el desarrollo de todas las juntas, sobre todo en aquellas comunidades de propietarios en las que suelen existir reiterados conflictos o impugnaciones de los acuerdos adoptados en junta. Si se presentan estas por el cauce obligado, como sabemos, del juicio ordinario, existirá un mayor conocimiento y prueba fehaciente de lo ocurrido en una junta de propietarios, lo que le permitirá al juez , y a la Audiencia Provincial en caso de apelación, conocer en mayor medida lo que ocurrió en esa junta de propietarios. Así, todas las vicisitudes que ocurrieron quedarían reflejadas en la grabación, lo que obviaría cualquier tipo de reclamación, por ejemplo, sobre el contenido de la redacción del acta, con independencia de que esta se tenga que seguir redactando, como también señalaremos a continuación.

Por ello, la solución de los posibles defectos en la redacción de las actas, que pueden subsanarse, como sabemos, por la vía del art. 19.3 LPH, tendrían un magnífico soporte probatorio con la copia de la cinta en la que consta toda la grabación de la junta de propietarios, al actuar como prueba irrefutable de la alegación que se hiciere sobre el contenido de la redacción del acta.

En efecto, ya comentábamos en el trabajo que me publicó SEPIN PH en el mes de Enero de 2004 titulado “La problemática en la redacción de las actas de las juntas de propietarios” los problemas que pueden surgir cuando se plantea al administrador de fincas un escrito de un comunero que apela a que existe un claro error en el acta que es preciso rectificar por la vía del art.13.3, entendiendo que la mejor manera de saber qué es lo que se dijo o acordó realmente es conocer con una prueba física, como puede ser la grabación en video, lo que se aprobó y acordó en la junta de propietarios.

En este sentido, el administrador de fincas podría conseguir una prueba añadida a su propia dación de fe con la grabación del desarrollo de la Junta por este sistema. Ello evitaría, con toda seguridad, cualquier cuestión que se plantee sobre lo que se debatió y aprobó en la junta, lo que ayuda a acreditar los aspectos que puedan suscitarse en una impugnación de acuerdos.

2. ¿Sería preciso que se adoptara un acuerdo previo en la junta anterior que permitiera que se procediera a la grabación de la celebración de la junta de propietarios?

Aunque en principio no sería una exigencia legal que así ocurriera, sí que entendemos que sería recomendable que existiera un acuerdo de la junta que lo reflejara, e incluso que se incluyera como primer punto del orden del día en la primera junta en la que se quiere utilizar el sistema, acuerdo que se adoptaría por el régimen de la mayoría simple del art. 17.3 LPH. En consecuencia, sería válido que al inicio de la junta se adoptara este acuerdo, pero no para autorizarlo en la siguiente, sino en la misma junta, ya que es una mera cuestión de formalidad que la propia junta de propietarios adopta el acuerdo de que en esa junta y en las sucesivas se proceda a la grabación del desarrollo de la junta de propietarios.

Del mismo modo, también se aconseja que en las convocatorias de las juntas se comunique

también a los comuneros, como una mera “coletilla” que “como es práctica habitual se procederá

a la grabación del desarrollo de la junta”.

Aunque nada impide que se pueda grabar la junta sin acuerdo previo entendemos que es una cuestión de prudencia y de “buenas prácticas comunitarias” que se les comunique a los propietarios en el orden del día que se va a proceder a grabar el contenido de las juntas de propietarios y que se a someter a acuerdo el uso de este sistema , debiendo seguirse el quórum de mayoría simple del art. 17.3º LPH para ello.

3. ¿Pueden los propietarios oponerse a que se grabe la junta apelando a su derecho a la intimidad?

Pese a que se apruebe el acuerdo antes propuesto se nos podría trasladar la interrogante de qué pasaría si en la junta de propietarios algún comunero manifiesta su total oposición a que se grabe la junta de propietarios, apelando a su derecho a la imagen y a que no ha prestado su consentimiento para que ello pueda hacerse.

En consecuencia, ¿Qué pasaría si alguien se opone a que se proceda a la grabación del contenido de la junta?

Aunque hemos precisado que no es necesario que se proceda a la previa aprobación del acuerdo correspondiente que así lo autorice, ello no quiere decir que no sea conveniente, ya que de esta manera, con la adopción del acuerdo por mayoría simple del art. 17.3 LPH, quedaría cubierta la comunidad ante cualquier reclamación de un comunero que alegue que él no consiente que se grabe el acta. Y ello por la sencilla razón que este acuerdo no exige la unanimidad para su aprobación, sino la mayoría simple del art. 17.3º LPH, por lo que la mera oposición solo podría tener eficacia para una posible impugnación que dudamos que prosperara. Primero porque el “quórum” para la adopción del acuerdo no exigía la unanimidad al no quedar incluido en el art. 17.1.1º LPH, y segundo porque no debe desconocerse que la grabación del desarrollo de una junta no perjudica el derecho a la imagen de nadie, sino que se verifica para coadyuvar a tener una constancia firme y fiel de lo que realmente aconteció en el desarrollo de la junta, como prueba adicional a la redacción del acta.

Además, no es un derecho disponible en la medida que una persona puede oponerse a ser grabada, ya que existe una jurisprudencia constitucional ya consolidada sobre el derecho a la imagen en la que no entra la opción de grabar un acto público, como puede ser una junta de propietarios, ya que en nada perjudica a la imagen de una persona que ello pueda hacerse.

El propio Tribunal Constitucional ha ido estableciendo los límites y fronteras en torno a los derechos del honor intimidad personal y propia imagen, y así, respecto de este último, cierto es que ha dejado sentado que lo que se pretende con este derecho a la propia imagen, en su dimensión constitucional, es que los individuos puedan decidir qué aspectos de su persona desean preservar de la difusión pública a fin de garantizar un ámbito privativo para el desarrollo de la propia personalidad ajeno a las injerencias externas (TC SS 81/2001, de 26 Mar., FJ 2; 139/2001, de 18 Jun., FJ 5; 83/2002, de 22 Abr., FJ 4).

Ahora bien, tras dejar claro este aspecto, también ha señalado (STC 14/2003 de 30 Enero, entre otras), que: “Como sostuvimos en la TC S 99/1994, de 11 Abr., no puede deducirse del art. 18.1 CE que el derecho a la propia imagen, en cuanto límite al obrar ajeno, comprenda el derecho incondicionado y sin reservas de impedir que los rasgos físicos que identifican a la persona se capten o se difundan (FJ 5). El derecho a la propia imagen, como cualquier otro derecho, no es un derecho absoluto, y por ello su contenido se encuentra delimitado por el de otros derechos y bienes constitucionales (TC SS 81/2001, de 26 Mar., FJ 2; 156/2001, de 2 Jul., FJ 6). La determinación de estos límites debe efectuarse tomando en consideración la dimensión teleológica del derecho, y por esta razón hemos considerado que debe salvaguardarse el interés de la persona en evitar la captación o difusión de su imagen sin su autorización o sin que existan circunstancias que legitimen esa intromisión”.

En consecuencia, entendemos que este derecho debe ceder frente al acuerdo de grabar una junta de propietarios, sin que ello se pueda entenderse como atentatorio al derecho a la imagen, ya que lo que se pretende es obtener un medio probatorio con mayor fuerza que un acta, a fin de acreditar qué es lo que realmente ocurrió en la celebración de la junta y sobre todo que tenga un carácter preventivo, ya que si los comuneros saben que se está grabando la celebración de la junta se podrán evitar situaciones no deseadas que en ocasiones suelen producirse en las juntas de propietarios.

4. ¿Puede un propietario interesar que se le expida copia de la cinta? ¿A su costa o de la comunidad?

En el ámbito de la celebración de los juicios civiles en la Ley de Enjuiciamiento Civil recordemos que en el párrafo 3º del art. 147 recoge que las partes podrán pedir, a su costa, copias de las grabaciones originales y que el art. 187.1 añade que “Las partes podrán en todo caso, solicitar a su costa una copia de los soportes en que hubiera quedado grabada la vista.”

Por ello, nada debe impedir tras la celebración de una junta de propietarios que los comuneros que han asistido, o también los que han estado ausentes, puedan interesar del administrador de fincas la expedición de una copia de la grabación de la junta de propietarios celebrada. Pero ello será a costa del propio propietario, ya que si en la práctica procesal ya se prevé que sea la parte la que corra con el gasto con mayor razón en el ámbito de la propiedad horizontal.

En este sentido, el propietario no podrá reclamar que se trata de una obligación de la comunidad expedir las copias de la grabación y remitirlas con la copia del acta con el contenido de los acuerdos adoptados, ya que no lo exige la LPH, sino tan solo la copia del acta. Si la comunidad ha grabado la junta es porque entiende que supone un “plus” de garantía para que quede una constancia física mayor de lo que ha ocurrido en una junta de propietarios. Pero el coste de esa cinta o un DVD será a costa del que interese su expedición.

Además, sabemos ya que es una práctica asumida y consolidada el derecho que tienen los administradores de fincas a cobrar las certificaciones que estos emiten para acreditar el estado de deudas para con la comunidad de quien va a vender su inmueble a tercero e interesa del administrador la expedición del certificado en base a lo dispuesto en el párrafo 4.º de la letra e) del art. 9 LPH para que el adquirente del inmueble tenga constancia del estado de deudas del inmueble ante la afección real del mismo frente a las deudas comunitarias. Por ello, en igual medida se podrá cobrar por la expedición de la copia de la grabación de la junta de comunitarias. Por ello, en igual medida se podrá cobrar por la expedición de la copia de la grabación de la junta de propietarios.

5. ¿Podría, de todas maneras, un propietario grabar él la celebración de la junta?

Una vez abierta la posibilidad de verificarlo entendemos que no debería existir inconveniente para ello, ya que está perfectamente admitido el uso de los aparatos técnicos de grabación salvo en aquellos casos que se atente a derechos constitucionales previstos en el art. 18 CO, o exista una prohibición expresa para ello, como podría ser, por ejemplo, la obvia prohibición de entrar con una cámara de video a un espectáculo público para grabar una película, una obra de teatro o, incluso, un partido de fútbol, cuan ya existe una concreta regulación respecto a la explotación de los derechos de imagen derivados de estos acontecimientos.

6. Si se graba la celebración de la junta ¿Es preciso redactar el acta si ya consta todo en la grabación? ¿Se podría optar por enviar la copia de la cinta a los propietarios sustituyendo al acta?

Nos planteamos en esta pregunta si debe transcribirse el acta igualmente pese a que se grabe la junta, ya que al existir un soporte de constancia física mayor que el acta se podría llegar a entender que es reiterativo redactar, además, el acta.

Pues bien, entendemos que sí, ya que la LPH aquí sí que lo exige en el art. 19 LPH de forma expresa, y aquí sí que es cierto que no existe autorización expresa en la normativa de que se sustituya la redacción del acta por la grabación, como sí que ocurre, por ejemplo, en la Ley de Enjuiciamiento Civil en donde se le permite al secretario judicial que extienda un acta sucinta al grabarse el desarrollo del juicio en video. En efecto, establece el art. 187 LEC que:

“1.- El desarrollo de la vista se registrará en soporte apto para la grabación y reproducción del sonido y de la imagen o, si no fuere posible, sólo del sonido, conforme a lo dispuesto en el artículo

147 de esta Ley. En estos casos, si el tribunal lo considera oportuno, se unirá a los autos, en el plazo más breve posible, una trascripción escrita de lo que hubiera quedado registrado en los soportes correspondientes.

Las partes podrán en todo caso, solicitar a su costa una copia de los soportes en que hubiera quedado grabada la vista.

2.- Si los medios de registro a que se refiere el apartado anterior no pudieran utilizarse por cualquier causa, la vista se documentará por medio de acta realizada por el Secretario Judicial.

Es decir, que la dicción del art. 187.2 LEC sólo es de aplicación cuando la cámara de vídeo no funcione, por lo que, incluso en el ámbito de la grabación de los juicios no podemos acudir a este precepto para señalar que no se utilizará el vídeo. No es posible entender, por ello, que el recurso a los arts. 147 y 187 es opcional. Es obligatorio en el ámbito de la celebración de los juicios y tan solo cuando no funcionen los sistemas de grabación se deberá acudir al tradicional sistema del acta del secretario judicial.

En consecuencia, en el ámbito de la celebración de una junta de propietarios el acta a que se refiere  el art. 19 LPH nunca podría quedar sustituida por la grabación en video, pese a que pudiera pensarse que el video es una prueba mayor. Hay que seguir redactando el acta con los mismos requisitos exigidos en el art. 19 LPH y que explicitábamos, en cuanto a su casuística práctica, en esta revista del mes de Enero de 2004.

Por ello, estamos convencidos de las indudables ventajas que le puede merecer al administrador de fincas y a la propia comunidad de propietarios la grabación de una junta, ya que como todo en la vida se trata de empezar a utilizarlo y observar los mínimos requisitos que estamos señalando en esta exposición.

Atentamente,

Sebastián Romaguera